Het team gaat aan de slag met vier handvatten
Communicatie is een prachtig vak. Maar in de praktijk worden communicatieteams vaak overvraagd. De waan van de dag overheerst. ‘Nee zeggen’ is vaak geen optie omdat men het anders zelf gaat doen óf iemand inhuurt. Het gevolg: confetticommunicatie in plaats van communicatie die raakt.
Om als team uit de waan van de dag te komen pas je vier handvatten toe: impact maken, overzicht creëren, focus aanbrengen en jezelf organiseren. Elk handvat pas je aan aan jullie situatie. Daarna schuif je ze alle vier als puzzelstukken in elkaar, met het team én met het bestuur en de organisatie.
Praktijk is de beste leermeester
Deze vier handvatten zijn mede gebaseerd op het boek ‘Communiceren met focus’ (Renata Verloop en Aart Paardekooper 2022). Maar vooral op de praktijkinzichten die ik opdeed tijdens de begeleiding van meer dan 100 communicatieteams en directieteams bij hun zoektocht naar focus in de afgelopen jaren. Elke sessie bracht weer nieuwe, waardevolle lessen aan het licht. Deze breng ik graag in tijdens gesprekken en sessies. Dus bel me voor een (vrijblijvend) gesprek of bekijk de beschikbare sessies!
Impact maken
Communicatie wordt vaak als toverstafje gezien. Aannames spelen een grote rol. Om te bepalen of er een communicatie-opgave is – en zo ja, welke – gebruiken we de impactscan (4A-cirkel). Als er geen communicatie-opgave is benoemen we de beleidsopgave of bestuurlijke opgave. We werken samen met het bestuur en de organisatie aan datagedragen werken om te zien waar we samen het verschil maken.
Overzicht creëren
Om samen met bestuur en beleid te kunnen prioriteren brengen we in kaart wat er allemaal gedaan moet worden. Dit overzicht van prioriteiten is uniek. In de kalender brengen we samen met de organisatie belangrijke impactmomenten (mijlpalen) in beeld. Dat doen we voor elke opgave apart en over alle opgaven heen, zodat het bestuur kan (bij)sturen. In de impactrapportage laten we zien wat elk impactmoment heeft opgeleverd en wat nodig is in de toekomst.
Focus aanbrengen
Echte focus aanbrengen is moeilijk. Zelfs als je alles goed afweegt, blijven er veel zaken over waar communicatie voor nodig is. Daarom agenderen we samen met beleid de belangrijkste uitdagingen voor elke opgave, en de zwaarste maatregelen. Zo brengen we het bestuur in positie om (bij) te sturen. Hierbij gebruiken we het overzicht, de kalender, de managementrapportage en de focusgesprekken. Voor het aanbrengen van focus binnen elke opgave combineren we beleidsdata met beleidsdata. Dat zorgt ervoor dat prioriteren gebeurt met oog voor belangrijke behoeften in de samenleving.
Jezelf organiseren
Onze aanpak houdt ook in: jezelf organiseren. We zetten capaciteit en middelen in voor belangrijke opgaven. Basis is de kalender met impactmomenten (mijlpalen). Daarnaast ruimen we tijd in voor het beheren van de communicatie-infrastructuur, waaronder het beheer van regels en standaarden. Ook investeren we tijd in de crisisorganisatie voor communicatie. Het tijdsmodel geeft ons inzicht in waar we onze tijd aan hebben besteed, dè basis voor vooruitkijken. In het jaarplan onderbouwen we onze inzet voor het komend jaar op wat nodig is voor belangrijke opgaven én de beschikbare capaciteit en middelen.
