Het team gaat aan de slag met vier handvatten
Communicatie is een prachtig vak. Maar in de praktijk worden communicatieteams vaak overvraagd door organisatie en bestuur. De waan van de dag overheerst. ‘Nee zeggen’ is vaak geen optie omdat men het anders zelf gaat doen óf iemand inhuurt. Het gevolg: confetticommunicatie in plaats van communicatie die raakt.
Om uit de waan van de dag te komen en weer (meer) het verschil te maken zijn vier handvatten nodig: impact maken, overzicht creëren, focus aanbrengen en het team organiseren. Elk handvat moet je aanpassen aan jullie situatie. Daarna moet je alle vier de handvatten als taartpunten in elkaar schuiven om de verandering te laten werken.
Praktijk is de beste leermeester
Deze vier handvatten zijn mede gebaseerd op het boek ‘Communiceren met focus’ (Renata Verloop en Aart Paardekooper 2022). Maar vooral op de praktijkinzichten die ik opdeed tijdens de begeleiding van meer dan 100 communicatieteams en directieteams bij hun zoektocht naar focus in de afgelopen jaren.
Elke werksessie brengt weer nieuwe, waardevolle lessen aan het licht. Deze breng ik graag in tijdens gesprekken en werksessies. Dus bel me voor een (vrijblijvend) gesprek of bekijk de beschikbare werksessies!
Impact maken
Communicatie wordt vaak als toverstafje gezien. Aannames spelen een grote rol. Om te bepalen of er een communicatie-opgave – en zo ja, welke – is passen we de impactscan met de bekende 4 A’s toe: ambitie, acties, analyse en advies. Zo bepalen of we met communicatie het verschil gaan maken (vooraf) of hebben gemaakt (achteraf). We agenderen bij bestuur en organisatie wat nodig is voor belangrijke opgaven.
Overzicht creëren
Om samen met bestuur en beleid te kunnen prioriteren, moet eerst in kaart worden gebracht wat er allemaal gedaan moet worden. Dat ontbreekt vaak in de organisatie. Daarom brengen we met bestuurlijke brondocumenten alle belangrijke maatschappelijke opgaven in beeld. We zetten erbij welke maatregelen deze opgaven dichterbij brengen. Ook maken we inzichtelijk in wat er komende jaar aankomt aan belangrijke impactmomenten (mijlpalen). Zo kan het bestuur sturen op de goede keuzes: voor beleid, bestuur én communicatie!
Focus aanbrengen
Echte focus aanbrengen is moeilijk. Zelfs als je alles goed afweegt, blijven er veel zaken over waar communicatie voor nodig is. Daarom agenderen we samen met beleid de belangrijkste uitdagingen voor elke opgave, en de zwaarste maatregelen. Daarna brengen we samen met beleid het bestuur in positie om te sturen op impact in het ritme van de opgave. We hanteren instrumenten als de kalender, de managementrapportage en het focusgesprek. Ook agenderen we focusonderzoek om te voorkomen dat het bestuur bij het prioriteren loszingt van de gemeenschap.
Team organiseren
We organiseren onszelf met multidisciplinaire teams die aan een of meer opgaven werken. We agenderen wat nodig is voor de opgave en blikken samen met beleid en bestuur eerlijk terug op wat goed ging en wat beter kan. We zetten de juiste competenties op het juiste moment in in het ritme van de opgave. We zetten tijd in voor het beheren van de communicatie-infrastructuur, dat is het fundament waarop we allemaal communiceren. Tegelijkertijd zijn we voorbereid op onverwachte crises. Door grip op onze tijd en middelen kunnen we continu bijsturen en onze inzet richten waar we het meeste het verschil maken.
